Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne persondatapolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.
Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.
Sidste ændringsdato: 05/05 -23
Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
Veteran Klub Kolding er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Du kan til enhver tid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:
Kontaktperson: Nikolaj Steffenauer
Mail: admin@veterankolding.dk
Hjemmeside: www.veterankolding.dk
CVR: 40942726
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1. Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, mailadresse og billeder.
- Cpr-numre og oplysninger om strafbare forhold (f. eks. børneattest).
- Følsomme personoplysninger: F. eks. et medlems sygdomshistorik (PTSD, eller lign.).
2. Oplysninger om frivillige:
- Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, telefonnummer og mailadresser.
- Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.
- Cpr-numre og oplysninger om strafbare forhold (f. eks. børneattest).
- Følsomme personoplysninger: Helbredsoplysninger.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, f. eks.:
- Offentlige myndigheder, f. eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.
- Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:
- At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger.
- At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig.
- At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger.
- At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.
- At du besøger og interagere med vores hjemmeside. I denne forbindelse gemmer vi dine oplysninger sikkert på hjemmesiden via cookies.
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
- At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev.
- At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem.
- At opfylde lovgivningen, herunder krav i serviceloven.
- At kunne levere varer og ydelser, du har bestilt.
- At administrere din relation til foreningen.
- At formidle kontakt mellem relevante medlemmer.
- At administrere og drive foreningens hjemmeside.
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:
- At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen.
- At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om f. eks. kurser og kompetenceudvikling.
- At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (f. eks. kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år).
- At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende.
- At administrere din relation til foreningen.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:
- At håndtere dine medlemsrettigheder (f. eks. på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter.
- At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
- At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter.
- At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen.
- At bevare oplysninger med historisk værdi for statistik og lignende.
Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Ved indmeldelse i foreningen anses dette som automatisk samtykke til opbevaring af persondata.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – f. eks. til brug for markedsføring – uden dit samtykke.
Vi anvender eksterne virksomheder som leverandører for at levere vores ydelser bedst muligt. Disse eksterne leverandører er databehandlere og behandler i visse tilfælde personoplysninger i forbindelse med deres levering af ydelser til os. Vores databehandlere behandler kun personoplysninger efter vores instruks og i overensstemmelse med lovgivningens krav til databehandlere. Vi har indgået databehandleraftaler med vores databehandlere, hvilket er vores garanti for, at de overholder gældende regler om beskyttelse af dine personoplysninger.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som frivillig.
Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig to år efter at dit medlemskab er ophørt.
Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig, to år efter at dit frivillige arbejde ophører.
Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer og frivillige til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Du kan slette cookies i din browser direkte på vores hjemmeside (cookies-indstillinger findes i nederste højre hjørne). De opbevares som standard i din egen browser i ca. 1 md.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:
- Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne persondatapolitik (som forening har vi oplysningspligt).
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret).
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse).
- Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt).
- Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring.
- Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet).
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst i denne persondatapolitik eller benyt vores kontaktformular på hjemmesiden.
Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger, hvid du mener at de ikke lever op til gældende lovgivning.
Revision af persondatapolitik
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens persondatapolitik. Når vi ændrer persondatapolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Den til enhver tid gældende persondatapolitik er tilgængelig og opdateret på vores hjemmeside.
